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Foire aux questions :

En quoi consiste une boîte noire?

La boîte noire désigne le module de contrôle légal qui sera obligatoire à partir de 2014. Elle doit être associée à une caisse pour permettre d’enregistrer toutes les ventes et manipulations de manière indélébile. Le fisc pourra donc procéder à des contrôles rapides, ciblés et transparents.

 

Pourquoi est-ce obligatoire de disposer d’une boîte noire?

Le gouvernement veut changer le fait que les commerces de l’horeca ne fonctionnent pas toujours de manière officielle selon les règles actuelles en matière fiscale.

 

Pour qui sera-t-il obligatoire de s'équiper d'une boîte noire?

Chaque entreprise où le revenu des repas à consommer sur place (excluant les boissons accompagnantes) est 10 % ou plus du revenu horeca total. Ce régime sera alors définitif, indépendamment de l’évolution future du chiffre d’affaires (ex. vers un chiffre d’affaires très sporadique). Celles et ceux qui travaillent actuellement avec des souches TVA, une double bande de contrôle ou un journal numérique devront également impérativement travailler avec une boîte noire. D’autre part, l’activité principale de l’entreprise n’intervient en rien : l’obligation est donc valable pour tous, et donc y compris (par exemple) pour un traiteur, un boulanger, un boucher, voire un marchand de meubles.

Toutes les exceptions actuelles disparaîtront à la date du 1 janvier 2014 : friteries et toutes formes de repas légers (soupes, pâtisseries, glaces, pâtes, croissants, sandwichs, yaourts, omelettes, etc.). La règle des 10 % s’applique à eux également. De fait, la notion de repas « léger » n'existe plus pour le fisc.

Seule la vente ambulante temporaire (attractions foraines, marchés, compétitions sportives…) ne seront pas concernés.
Attention : les restaurants d’entreprises exploités par un tiers suivent les règles normales. Exonération pour propre exploitation sous conditions strictes.

 

 

Quand la boîte noire sera-t-elle obligatoire?

Le lancement est prévu pour le 1 janvier 2014 (sans obligation au début). A partir de mi-2013, l’assujetti devra lui-même prendre l’initiative de se connecter via un site du SFP pour s'enregistrer préalablement.

 

La boîte noire est-elle déjà disponible pour une installation?

Non. Pour l’instant, la procédure n’a pas encore été finalisée.

Les boîtes noires sont produites depuis août 2012 mais c'était uniquement pour permettre aux fournisseurs de caisses d’adapter leurs logiciels et d'être prêts pour montrer la solution à leurs clients et se préparer à la certification.

Elles peuvent déjà être achetées, mais d’abord lisez très attentivement nos conseils :

Les boîtes noires sont déjà disponibles pour les fournisseurs de caisses enregistreuses. Plusieurs ont déjà montré leur solution dans les salons horeca. Toutefois, ils devront encore (beaucoup) adapter leur logiciel pour se conformer aux nouvelles exigences.

Lors de l’achat d’une caisse enregistreuse soyez très prudents, prenez des accords très clairs avec votre fournisseur en raison du raccordement obligatoire à la boîte noire en 2014.
C'est très important, car fin 2013 les pouvoirs publics mettront à disposition une liste des caisses enregistreuses approuvées. Vous vous protégez contre de très désagréables surprises en choisissant un fournisseur compétent et en prenant de bons accords (une démonstration éventuelle avec la boîte noire).

Malheureusement, beaucoup de caisses enregistreuses ne survivront pas au passage à la boîte noire.
Vous devez vous équiper d'une nouvelle caisse adaptable à la boîte noire, demandez votre devis en ligne.

 

Combien cette « boîte noire » va-t-elle coûter?

Pour l'instant, les prix ne sont pas encore disponibles. D'un fournisseur à l'autre, les prix varieront bien entendu. En Suède, les appareils de ce type se vendent à environ 400 euros (hors frais d’installation). Les comparaisons sont difficiles car le marché suédois est beaucoup plus grand que le belge ( en Suède, cette mesure fiscale concernait tous les secteurs, alors qu’en Belgique, elle ne concerne qu’une partie du secteur horeca) et la technologie plus simple. Au Québec, un module fiscal (le « module d’enregistrement des ventes ») est obligatoire pour l’horeca, le prix est plus ou moins de 600 euros. Le secteur a toutefois pu bénéficier d’une aide globale de 65 millions d’euros (un sixième de la fraude totale annuelle estimée) au moment de l’introduction. En Belgique, les boîtes noires coûtent environ 500 euros (encore une fois, cela varie d’un fournisseur à l’autre).

 

Ma caisse s'adapte-t-elle à la boîte noire?

Strictement aucun système actuellement commercialisé n’y est totalement prêt.

Les logiciels de caisse devront s'adapter. Si vous n'avez pas de mises à jour de votre logiciel disponible, il faudra le remplacer. Seuls les logiciels agréés par le fisc seront compatibles avec la boîte noire.

Il n'y a pas beaucoup d'exigence sur le plan matériel liée à la connexion avec la boîte noire. Il convient ici de faire la distinction entre les systèmes basés sur PC et les caisses enregistreuses électroniques (ECR). Les systèmes basés sur PC sont en principe compatibles avec la boîte noire. Par contre pour les ECR ce n'est pas sûr. Les systèmes de caisse récents (avec écran tactile, par exemple) sont généralement compatibles. Les systèmes de caisse traditionnels, plus anciens, ne pourront en général pas être adaptés à cause tout d'abord de leurs limites sur le plan technique, mais aussi parce que les coûts d’une adaptation seraient supérieurs au prix d’achat d’un nouveau système. Ces dernières années, les caisses ont d’ailleurs beaucoup évolué, tant sur le plan technique que sur celui du prix.

 

En quoi consiste une caisse enregistreuse?

Une caisse enregistreuse est comme son nom l'indique une caisse qui enregistre toutes les opérations (ventes, retours, annulations, etc.) comme la législation l'exige. Compte tenu du fait que la législation a été modifiée à plusieurs reprises au cours des dernières années, cette notion peut prêter à confusion. Pour l'instant (ou plutôt : prochainement), une caisse enregistreuse est un système capable de fonctionner avec la boîte noire. Une caisse actuellement vendue comme « caisse enregistreuse » ne répond pas aux nouvelles exigences liées à la boîte noire. Une adaptation sera toujours nécessaire. Il n’existe absolument aucune exception à cette règle.

 

Si j’achète une nouvelle caisse, comment puis-je savoir si elle s'adaptera avec la boîte noire ?

Actuellement, aucune caisse commercialisée n'est complètement compatible avec la boîte noire (Faites donc attention aux publicités qui laissent entendre le contraire). Cette compatibilité ne sera possible que dans le courant de cette année ou de l’année prochaine. Vous en serez informé(e) sur ce site dès que tel sera le cas. Nous aurons alors déjà testé plusieurs systèmes en vue de la certification officielle.

Chaque fournisseur de caisses recevra un certificat du fisc pour établir la conformité des systèmes qu’il commercialise. Ce certificat sera affiché conjointement avec le numéro de série unique sur chaque système de caisse ainsi que sur chaque ticket. Faites donc attention à cet aspect lors de l'achat d'une caisse.

 

Les caisses adaptées reçoivent-elles également un certificat?

Oui.
Dans le cas où vous possédez une caisse et que le fournisseur adapte le matériel et le logiciel pour les rendre compatibles avec la boîte noire. Dans ce cas, vous recevrez une mise à jour du logiciel faisant mention du certificat et du numéro de série unique.

 

Et les souches TVA, que deviennent-elles?

Tout commerçant utilisant des souches TVA (ou système de substitution) au moment de l’entrée en vigueur de la nouvelle législation devra passer à la caisse avec boîte noire si son exploitation atteint ou dépasse le seuil des 10 % (voir « Pour qui sera-t-il obligatoire de s'équiper d'une boîte noire? »). Le cas échéant, les souches TVA ne devront être utilisées qu’en cas de panne (attention : vous serez obligé de signaler la panne au fisc préalablement).

Tous les assujettis qui servent (à concurrence de moins de 10 %) une quelconque forme de repas à consommer sur place devront au minimum fonctionner avec les souches TVA mais pourront également passer, s'il le souhaitent, à la boîte noire. Ce n’est donc que si vous vendez à 100 % des consommations à emporter ou que vous ne vendez strictement aucun repas que le régime des souches TVA (ou de la boîte noire) ne vous concerne pas.

 

Peut-on échapper à la boîte noire?

Non.
Vous êtes dans l'obligation de vous enregistrer en vue de l’obtention d’une carte d’activation auprès du fisc, qui tiendra à jour un listing des systèmes livrés et saura donc très précisément qui travaille avec le système et qui ne travaille pas avec, par conséquent. Beaucoup de contrôles supplémentaires sont prévus.